GUÍA·08Negocio y ventas7 min de lecturaRevisada el 6 de octubre de 2026
Cotización, nota de remisión y factura: qué es cada una
Los tres papeles de una venta en México, para qué sirve cada uno y qué pide el SAT: los datos para facturar, la factura global, el pago en partes y cómo se corrige un error.
Por Paul Ivan Garcia Mora ·
Tres papeles, tres momentos
En una venta normal salen hasta tres documentos, y cada uno sirve para una cosa distinta. Confundirlos es la causa de casi todos los malentendidos con clientes: el que pidió «factura» y recibió una nota, el que pagó con una cotización en la mano y luego le cobraron otra cantidad.
| Documento | Cuándo | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Cotización | Antes de vender | Dice qué vas a entregar, a qué precio y hasta cuándo vale esa oferta. No es un comprobante de nada. |
| Nota de remisión | Al entregar | Prueba que entregaste la mercancía o el trabajo y que el cliente lo recibió. No tiene valor fiscal. |
| Factura (CFDI) | Al cobrar o al vender | Es el único comprobante que vale ante el SAT: registra tu ingreso y le permite a tu cliente deducir el gasto. |
Los tres pueden convivir en una misma venta. Lo que no puede pasar es que uno haga el papel de otro.
La cotización: la oferta por escrito
Una cotización protege a las dos partes: el cliente sabe exactamente qué está comprando y tú no te quedas atado a un precio para siempre. Lo que la hace útil no es el formato, sino cuatro cosas:
- Un número de folio, para poder decir «la cotización 0042» sin confusiones.
- Qué incluye y qué no: material, instalación, flete, garantía. Lo que no aparece es lo que después se discute.
- El precio con el IVA aparte, para que nadie diga que «el IVA no estaba incluido».
- Una vigencia: 15 o 30 días es lo normal. Si los precios de tu material cambian mucho, menos.
Cuando el cliente la acepta, pídele que lo diga por escrito: una firma en el PDF, un correo o un mensaje de WhatsApp con «acepto la cotización 0042». Si te va a dar anticipo, que la aceptación diga cuánto y cuándo se paga el resto. Puedes hacer la cotización en PDF con el formato de cotización, y firmarla sin imprimir con firmar PDF.
La nota de remisión: la prueba de entrega
La nota de remisión acompaña a la mercancía o al trabajo terminado. Dice qué se entregó, cuándo, a quién, y lleva la firma de quien lo recibe. Es muy útil cuando:
- entregas en varias partes y facturas al final;
- quien recibe no es quien paga (el encargado de una obra, el almacén de una empresa);
- tienes que demostrar más adelante que sí entregaste y en qué estado.
La factura: lo que pide el SAT
En México, quien cobra por vender o por dar un servicio está obligado a emitir un comprobante fiscal digital (CFDI) por esos ingresos (artículo 29 del Código Fiscal). Hoy se usa la versión 4.0, y para hacerla te piden datos exactos del cliente.
Los datos que le tienes que pedir a tu cliente
- RFC.
- Nombre o razón social, escrito exactamente como en su constancia de situación fiscal (sin «S.A. de C.V.» si en la constancia no aparece).
- Código postal de su domicilio fiscal.
- Régimen fiscal en el que está inscrito.
- Uso del CFDI: para qué va a usar la factura (por ejemplo, gastos en general).
Lo más práctico es pedirle una foto o el PDF de su constancia de situación fiscal: ahí vienen los cuatro primeros datos y te ahorras la factura rechazada por una letra de más.
Si el cliente no te pide factura
Igual tienes que comprobar ese ingreso. Las ventas a quien no pidió factura se juntan en una factura global a nombre de «Público en general» (RFC genérico XAXX010101000), que se emite por día, semana o mes. En 2026, dentro de las 24 horas siguientes al cierre de ese periodo. Si te piden la factura días después de la venta, consulta con quien te lleva la contabilidad: depende de si esa venta ya entró en tu global.
Pago de contado o pago después
Cada factura dice cómo se paga:
- PUE (pago en una sola exhibición): el cliente ya pagó todo al momento de facturar.
- PPD (pago en parcialidades o diferido): el cliente paga después o en partes. Entonces, por cada pago que recibas, emites un complemento de pago a más tardar el día 5 del mes siguiente.
- Cotización 0042, aceptada por correo el 6 de octubre
- $25,000.00 + IVA
- IVA (16 %)
- $4,000.00
- 18 de octubre: entrega con nota de remisión firmada y factura PPD
- $29,000.00
- 20 de octubre: primer pago (complemento a más tardar el 5 de noviembre)
- $14,500.00
- 12 de noviembre: segundo pago (complemento a más tardar el 5 de diciembre)
- $14,500.00
- Facturado y cobrado: una factura y dos complementos
- $29,000.00
El taller es una sociedad y la constructora también, así que no hay retenciones. Si el que vende es una persona física y le factura a una empresa, ésta puede tener que retenerle ISR o IVA según su régimen: eso lo dice tu contador, no la cotización.
Si te equivocaste en una factura
Una factura no se corrige: se cancela y se hace otra. Al cancelar hay que indicar el motivo (por ejemplo, «comprobante emitido con errores con relación», cuando la vas a sustituir por una nueva). Se puede cancelar a más tardar en el mes en que presentas tu declaración anual del año en que la emitiste. Si la factura es de más de 1,000 pesos, normalmente tu cliente tiene que aceptar la cancelación: tiene tres días hábiles para responder y, si no responde, se da por aceptada.
Si eres el cliente
- Pide la factura al pagar, con tu constancia de situación fiscal a la mano. Después es más difícil.
- Revisa que esté vigente: con el folio fiscal puedes comprobarla en el portal del SAT («Verificación de CFDI»). Un PDF bonito no es una factura si no está timbrado.
- Si quieres deducir el gasto, paga con tarjeta o transferencia cuando pase de 2,000 pesos: el efectivo por encima de esa cantidad no se puede deducir.
- Si un negocio se niega a facturarte, comete una infracción: no expedir comprobantes fiscales está sancionado en el Código Fiscal. Puedes denunciarlo ante el SAT.
Preguntas frecuentes
¿Una nota de remisión sirve como factura?
No. La nota de remisión sólo prueba que algo se entregó. El único comprobante con valor fiscal es la factura electrónica (CFDI). Con una nota no se puede deducir un gasto ni acreditar el IVA.
¿Una cotización aceptada es un contrato?
Una cotización aceptada por escrito es la prueba de lo que acordaron: qué, cuánto y en qué plazo. Para trabajos sencillos suele bastar. Para obras grandes o pagos largos conviene un contrato que diga también qué pasa si alguien no cumple.
¿Estoy obligado a dar factura si el cliente me la pide?
Sí. Si estás dado de alta en el SAT y cobras por vender o por un servicio, tienes que emitir el CFDI. Si el cliente no te la pide, esa venta va en tu factura global.
¿Qué es mejor, PUE o PPD?
No es una elección: depende de cuándo te pagan. Si al facturar ya cobraste todo, es PUE. Si te pagarán después o en partes, es PPD, y cada pago lleva su complemento de pago a más tardar el día 5 del mes siguiente.
¿Puedo poner el IVA incluido en la cotización?
Puedes, pero dilo con todas sus letras («IVA incluido») o, mejor, sepáralo en una línea. La mayoría de los problemas con cotizaciones son de IVA: el cliente entendió un total y le llegó otro.