Firma electrónica en México: cuál vale para cada papel

Tres firmas que se parecen y no valen lo mismo

«Firma electrónica» se usa para cosas muy distintas. La diferencia entre ellas no es lo bonitas que se ven, sino qué pueden demostrar si un día alguien dice «yo no firmé eso».

Simple Tu firma dibujada sobre un PDF

Dibujarla con el dedo, pegar la foto de tu firma en papel o escribir tu nombre al final de un correo. Es una firma electrónica: expresa que estás de acuerdo, y la ley no la rechaza por ser electrónica. Pero por sí sola no prueba quién la puso ni que el documento no se cambió después. Es la que hace la herramienta de firmar PDF.

Con evidencia La firma en una plataforma

Los servicios de firma en línea registran quién firmó (su correo, a veces su identificación), desde dónde y cuándo, y algunos añaden una constancia de conservación conforme a la norma NOM-151: un sello de tiempo emitido por un prestador acreditado por la Secretaría de Economía que prueba que el archivo existía así en esa fecha y no se ha tocado. Cuánto vale depende de qué tan bien se identificó a cada persona; no todas son iguales.

Avanzada La e.firma del SAT

Es un certificado a tu nombre (dos archivos, .cer y .key, más una contraseña) que el SAT te da después de verificar tu identidad (la primera vez, normalmente en una de sus oficinas, con tus huellas y tu fotografía). Es una firma electrónica avanzada: identifica a quien firma y deja rastro de cualquier cambio posterior en el documento. Ante el SAT y las dependencias de gobierno produce los mismos efectos que tu firma autógrafa.

Qué dice la ley en México

• El consentimiento puede ser electrónico. El Código Civil Federal acepta que el acuerdo se exprese por medios electrónicos (artículo 1803), y que cuando la ley pide un documento por escrito y firmado, se cumple por medios electrónicos si lo que se firmó se puede atribuir a las personas obligadas y se puede consultar después (artículo 1834 bis).
• Una firma «fiable» cumple cuatro condiciones. El Código de Comercio (artículo 97) llama avanzada o fiable a la firma cuyos datos de creación corresponden sólo al firmante, estaban bajo su control exclusivo al firmar, y que permite detectar cualquier cambio posterior en la firma y en el documento.
• Con el gobierno, e.firma. La Ley de Firma Electrónica Avanzada y el Código Fiscal (artículo 17-D) equiparan la e.firma a la firma autógrafa en los trámites con dependencias federales y con el SAT.

En la práctica: tu firma dibujada es válida para expresar que estás de acuerdo, pero si la otra parte la niega, demostrar que es tuya y que el documento no cambió te toca a ti. Para eso servirán el correo con el que la mandaste, los mensajes previos y lo que hicieron las dos partes después. Las firmas avanzadas traen esa prueba incluida.

Si estás en España, las reglas son las del reglamento europeo eIDAS (firma simple, avanzada y cualificada); las resumimos en la página de firmar PDF.

Cuál usar para cada papel

Cómo hacer que tu firma dibujada pruebe más

Para el papeleo de todos los días no hace falta pagar una plataforma. Basta con que, si alguien la discute, haya rastro de lo que pasó:

1. Que firmen las dos partes el mismo archivo. Tú firmas, lo mandas, la otra persona firma y te lo devuelve. Una firma de un solo lado prueba poco.
2. Mándalo desde tu correo de siempre (o desde tu número de WhatsApp) y guarda la conversación entera, con fecha.
3. Pon tus iniciales en cada hoja y la fecha junto a la firma. Así nadie puede cambiar una hoja de en medio sin que se note. La herramienta de firmar PDF también pone iniciales y fecha.
4. Guarda el PDF final sin tocar. Si hay que cambiar algo, se corrige y se vuelve a firmar entero; no se edita el firmado.
5. Para algo importante, sube de nivel: firma autógrafa en papel, o una plataforma que identifique a cada firmante y dé constancia de conservación.

Cuida tu e.firma como cuidas tu INE

• Quien tiene tus archivos y tu contraseña firma por ti, con los mismos efectos que tu firma en papel: puede presentar declaraciones, emitir facturas o hacer trámites a tu nombre. No los mandes por WhatsApp ni los dejes en una computadora compartida.
• Si se los diste a un contador y dejas de trabajar con él, o si los perdiste, puedes revocar el certificado ante el SAT y tramitar uno nuevo.
• Dura 4 años. Renuévala en línea antes de que venza (con tu e.firma vigente, en el portal del SAT). Si ya venció, el SAT permite en muchos casos renovarla en línea durante el año siguiente con SAT ID; si no, toca sacar cita.
• No es lo mismo que la contraseña del SAT (la antigua CIEC). La contraseña sirve para entrar y hacer algunos trámites; la e.firma es la que firma de verdad.

Preguntas frecuentes

¿Una firma dibujada en un PDF tiene validez legal en México?

Sí, como expresión de que estás de acuerdo: el Código Civil Federal acepta el consentimiento por medios electrónicos. Lo que no tiene por sí sola es fuerza de prueba: si la otra parte la niega, te toca demostrar que es tuya, con los correos, los mensajes y lo que pasó después.

¿Puedo firmar un contrato de arrendamiento con firma electrónica?

Sí, y es válido entre las partes. Pero si algún día hay que cobrar rentas o pedir la casa en un juicio, una firma dibujada da pie a discutirla. Para contratos así conviene la firma autógrafa en papel, con iniciales en cada hoja, o una plataforma que identifique a cada firmante.

¿Puedo usar mi e.firma para firmar un contrato privado?

Técnicamente sí, con programas que firman con el certificado del SAT, y es de las firmas más sólidas que hay. Lo que importa es que la otra parte también firme de forma que se le pueda atribuir.

¿Qué es la NOM-151?

Es la norma mexicana sobre conservación de mensajes de datos. Una «constancia de conservación» NOM-151 la emite un prestador de servicios de certificación acreditado por la Secretaría de Economía, y prueba que un documento existía con ese contenido en una fecha determinada. Muchas plataformas de firma la incluyen.

¿Es lo mismo e.firma que firma electrónica?

La e.firma es un tipo de firma electrónica: la avanzada que emite el SAT. «Firma electrónica» a secas incluye también la firma dibujada, que es la más sencilla y la de menor fuerza de prueba.